Les Écrits Professionnels : Prise de Notes et Compte-Rendu

Le traitement des informations recueillies lors d'une réunion, d'un rendez-vous , d'une manifestation professionnelle..., relève d'un véritable savoir-faire professionnel.

Retenir l'essentiel de ce qui se dit, détecter rapidement les informations les plus importantes, se rappeler de la logique d'une argumentation, ... c'est tout l'art d'une prise de notes efficace.

Le compte rendu structuré ou le rapport détaillé qui en découlera sera grandement facilité par la qualité de la prise de notes.

Programme

La prise de notes en réunion, en rendez-vous, en conférence

• Repérage des informations à retenir : en fonction des thèmes abordés, des centres d’intérêts ou des problèmes posés, de l’actualité…
• Techniques de prise de notes et de classement des informations par association d’idées, par mots clés, entraînement à l’utilisation d’un schéma heuristique…

Le tri et l’analyse des informations recueillies

• Distinction entre faits et opinions,
• Risque de distorsion des informations (déformations et interprétations)
• Techniques d’écrémage : dégager l’essentiel de l’accessoire
• Application aux documents collectés : dégager les idées principales, les enchaînements, les explications, les exemples

Construire la synthèse

• Trier et classer les informations, les arguments, les points clés
• Reformuler et regrouper les informations pour dégager le sens global
• Hiérarchiser les idées en fonction de la suite attendue : simple information ou action à entreprendre

Choix d’un plan pour le compte rendu ou le rapport

• Objectifs de l’écrit : informer, convaincre,
• Structure : ordre et argumentation – enchaînements et mots de liaison
• Types de plan : chronologique, didactique, aspects et critères, comparaison, questionnement systématique de Laswell…

La rédaction du compte rendu ou de la note de synthèse

• Les règles de base : connaître les destinataires, limiter le sujet
• Les règles de présentation : adaptées à la nature de l’écrit et à son objet
• Le choix du support : mémo, notes, fiche de procédure, lettre… - Respect des consignes de l’entreprise et recherche de l’efficacité…
• Utilité et structure de chaque type de support
• Exercice d’écriture d’une information par messagerie : application de la méthode de la « pyramide inversée » (Travail en sous groupe)
• Exercice d’écriture d’une information de procédure permanente : rédaction, diffusion, utilisation, actualisation (Travail en sous groupe selon schéma existant ou à définir)

Entraînement à l’écriture

• Pourquoi écrire ? Importance de la réponse écrite, quel est l’objectif recherché.
• Travailler le fond : La bonne réponse à la demande les aspects techniques de la réponse, les arguments à utiliser - technique de résumé.
• Travailler la forme : La bonne manière de dire les choses : les aspects psychologiques, les aspects esthétiques, les aspects stylistiques.
• Alléger les phrases et préciser l’expression - techniques d’explication. Spécificité du code écrit - notion de niveaux langue, importance de la ponctuation.
• Règles de lisibilité des messages et d’efficacité opérationnelle : mots justes, phrases courtes, paragraphes structurés, enchaînements et mots de liaison…
• Recherche l’efficacité : Ecrire pour être compris, s’adapter au niveau et aux connaissances du client.

Une charte interne de la communication écrite

• Déterminer les critères de choix des supports : Nature et urgence des informations - Utilisation attendue - Durée de vie, de validité
• Harmoniser les présentations : Choix d’une structure facilitant la lisibilité, la mémorisation et l’exploitation - Choix des formats, des polices, des mentions de références…- Choix d’un style, d’un niveau de langue… : la marque du service
• Garantir la qualité totale de l’information : Emetteur : qualifié et autorisé - Destinataire : ciblé et identifié - Contenu : clair, précis et utile - Délais : information actualisée et en temps réel - Support : adapté et fiable - Circuit : direct et sécurisé