Cycle office manager

Le programme de la formation

En amont, un questionnaire d’auto-positionnement

pour se situer et définir ses priorités

• Les spécificités de la fonction.
• Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager.
• Les compétences et les comportements qui différencient l’Office Manager de l’Assistant(e) de direction.

• Les caractéristiques des différents types de personnalité.
• Les longueurs d’onde qui permettent la qualité de ses transactions.
• Les outils de la communication à autrui : les façons de percevoir son environnement.
• Les besoins psychologiques et les méthodes pour les satisfaire et éviter le stress et la démotivation.

Mise en situation

Atelier pratique : Développer ses capacités relationnelles pour s'adapter à l'autre.

• Comprendre le rôle et le fonctionnement de la comptabilité :
  • décrire le patrimoine : le bilan ;
  • les principaux postes du bilan ;
• Le compte de résultat.
• Le débit et le crédit.
• Comptabiliser les opérations courantes : achats, ventes, trésorerie.
• Les principes de la TVA.
• Interpréter un bilan et maîtriser l’essentiel de l’analyse financière :
  • le fonds de roulement ;
  • le besoin en fonds de roulement ;
  • les principaux ratios.

• Comprendre les données de gestion des entreprises :
  • le contrôle de gestion : objectifs et outils ;
  • comprendre le fonctionnement des charges fixes et variables ;
  • le seuil de rentabilité ;
  • analyser les données de gestion ;
  • les ratios de gestion.
• Participer à l'élaboration du budget et du suivi budgétaire :
  • construire un budget d’exploitation ;
  • construire un budget de trésorerie ;
  • le comparatif budgétaire ;
  • sélectionner les indicateurs d’un tableau de bord ;
  • mettre en place un tableau de bord.

Mise en situation

Exercices et études de cas en comptabilité et en gestion.

• Les sources de documentation indispensables à la fonction.

• Élaborer une étude de poste et une définition de fonction.
• Diffuser l’annonce.
• Effectuer la sélection des candidatures.
• Réaliser les entretiens de recrutement.

• Le contrat à durée indéterminée.
• Le contrat à durée déterminée.
• Sous-traitance : éviter le délit de marchandage.

• Comprendre le cadre légal de la formation.
• Renseigner le salarié pour :
  • un bilan de compétences ;
  • un congé individuel de formation ;
  • le CPF : Compte personnel de formation.
• Organiser l'administration de la formation :
  • dossiers de suivi ;
  • historiques stages et stagiaires.
• Mesurer le suivi de la formation (budget, tableaux de suivi…).

Mise en situation

Mises en situation : mener un entretien de recrutement.

Entraînement à la rédaction au tri des cv.

• Les attentes vis-à-vis d’un Office Manager en tant que manager.
• Les comportements managériaux à mettre en place.

• Les différents types de management.
• Les tendances et les pratiques des styles de management.
• Le management individualisé.

• Les impacts et les effets des situations délicates sur la relation aux autres.
• Les outils pour gérer les comportements de stress et rétablir une communication efficace.

• L’analyse de l’achat : l’expression du besoin et les objectifs de l’achat.
• La formalisation de l’achat :
  • hiérarchisation des arguments ;
  • présentation de l’offre.
• L’entretien de négociation :
  • écoute active ;
  • reformulation ;
  • conclusion d’un accord.

Mise en situation

Entraînement aux différents styles de management : les situations délicates, gérer les situations de stress.

Mises en situation : entraînement à la négociation.

Mises en application pratique entre les sessions :

Mise en application pratique 1 :

Mise en application pratique

: Je construis le budget et l'exploitation des frais généraux de mon service.

Mise en application pratique 2 :

Mise en application pratique :

Je m'entraîne aux écritures comptables

Mise en application pratique 3 :

Mise en application pratique :

Je rédige une fiche de poste en vue d'un recrutement

Évaluation des acquis