Comment Devenir Télésecrétaire Indépendante pour Secrétaire Confirmée

1 - Bilans des atouts personnels et des compétences professionnelles - 7 heures a - Diagnostics sur son parcours professionnel, le portefeuille compétences

• L'élaboration du portefeuille individuel de compétences
• Les éléments objectifs des acquis professionnels
• Les grandes familles d'activités maîtrisées
• Les compétences métier associées à ces activités.
• Les compétences transversales éprouvées au travers du parcours professionnel..

b - Mettre en évidence les axes de développement de son potentiel

• Les compétences mises en œuvre sur toutes les facettes de l'expérience :
• Les notions de compétences, stratégiques, transversales, endormies ou cachées.
• Les ressorts de motivation individuelle.
• Les valeurs professionnelles et les centres d'intérêt à développer. 2 - S’approprier les concepts élémentaires du statut d'auto-entrepreneur - 7 heuresa - La déclaration d'activité en auto-entrepreneur. b - La constitution du dossier.c - Les contraintes administratives à respecter. d - Création d'un espace de travail virtuel collaboratife - Coaching jusqu'à l'aboutissement du projet

3 - Maîtriser Windows - 1 heurea - Personnaliser son espace de travail.

• Organiser son bureau : raccourcis, volet Windows, barre des tâches, menu Démarrer.
• Ajouter, supprimer et paramétrer des gadgets (horloge, météo, calendrier, notes...).
• Configurer la barre des tâches : miniatures, barre de lancement rapide, zone de notification.

b - Organiser et gérer ses dossiers et fichiers

• Maîtriser la nouvelle interface de l'explorateur Windows.
• Réorganiser les volets, accéder en un clic aux disques, dossiers, fichiers et périphériques.
• Créer, supprimer, déplacer des dossiers.
• Copier, déplacer, renommer des fichiers.
• Gagner du temps avec les raccourcis clavier.

c - Exploiter le nouveau moteur de recherche

• Lancer une recherche depuis le menu Démarrer ou l'explorateur.
• Effectuer une recherche par nom, mots clés, date ou type pour retrouver rapidement des documents, logiciels, e-mails, sites Web...
• Enregistrer sa recherche pour la relancer d’un seul clic.
• Reconstruire l'indexation de ses fichiers.
• Comprendre les métadonnées.

d - Paramétrer, maintenir et sécuriser son poste Windows

• Accéder au panneau de configuration.
• Contrôler la fiabilité du système.
• Optimiser les performances.
• Activer, désactiver le contrôle des comptes utilisateurs.
• Se prémunir des virus, des intrusions, des spywares.
• Nettoyer ou restaurer le système.

e - Exploiter les nouveaux outils de Windows

• Lire et manipuler ses photos, musiques, vidéos.
• Classer et éditer ses images : la galerie de photos.
• Réaliser une capture d'écran.
• Gérer son planning et ses contacts.
• Travailler à plusieurs avec l'espace de collaboration.

4 - Maîtriser Outlook - 1 heure a - Adapter Outlook au télétravail

• Modifier les paramètres d'affichage.
• Personnaliser ses e-mails : signature, format.
• Concevoir et utiliser un modèle.
• Sauvegarder dans les dossiers personnels.
• Gérer la barre des raccourcis Outlook.

b - Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens

• Identifier les principaux formats.
• Compresser pour optimiser l'envoi de fichiers lourds (zip).
• Protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (PDF).
• Adresser des liens hypertextes.
• Réviser en ligne un document : le suivi des modifications.

c - Automatiser la gestion de ses messages

• Trier et filtrer ses messages.
• Créer des règles pour automatiser le classement.
• Suivre ses e-mails par des rappels automatiques.
• Faciliter le suivi des réponses : les boutons de vote.
• Gérer ses e-mails en son absence.
• Auto-archiver ses messages.

d - Gérer son/ses carnet(s) d'adresses

• Créer ses propres contacts et listes de distribution.
• Organiser le classement de ses contacts.
• Échanger des cartes de visite.
• Importer et exporter un groupe de contacts.
• Opérer un publipostage de ses contacts.

e - Planifier et organiser ses activités

• Créer des rendez-vous et événements ponctuels.
• Intégrer des éléments périodiques.
• Planifier des réunions.
• Gérer et déléguer des tâches.
• Se créer des "pense-bêtes" : les notes.

5 - Maîtriser Word ou Writer de OpenOffice - 1 heurea - Gagner du temps

• • Modifier Normal.dot.
  • Organiser les modèles attachés aux documents.
  • Personnaliser les raccourcis clavier.
  • Enregistrer des macros pour automatiser des tâches répétitives.
  • Déclencher une macro à partir de la barre d'outils.
  • Trucs et astuces pour exploiter Word.

b - Maîtriser la gestion de documents longs : rapports, mémoires, documentations...

• • Maîtriser le concept de section.
  • Insérer des renvois, des notes de bas de page.
  • Numéroter automatiquement des figures, des schémas.
  • Créer un index des mots clés.
  • Gérer des en-têtes et pieds de pages différents.
  • Insérer des champs pour afficher des informations relatives au document : nom de l'auteur, nombre de caractères...
  • Utiliser les signets pour naviguer efficacement.
  • Créer un document maître et des sous-documents.

c - Construire des mises en page complexes : publications internes, newsletters, plaquettes, bulletins personnalisés...

• • Présenter le texte en colonnes.
  • Contrôler les sauts de colonnes.
  • Mixer les présentations dans un même document : orientations, marges ou colonages différents.
  • Combiner textes et images dans une même page.
  • Centrer verticalement un texte dans la page.
  • Créer des fonds de page et textes en filigrane.
  • Télécharger des images, des polices de caractères.

6 - Maîtriser Excel ou Calc d'OpenOffice - 1 heurea - Adapter Excel au télétravail

• • Paramétrer les options de travail.
  • Modifier et créer des barres d'outils.
  • Créer des formats personnalisés.
  • Définir des formats conditionnels.
  • Concevoir des modèles de classeurs ou de feuilles.

b - Mettre en place des formules pour automatiser les calculs

• • Utiliser les différents modes d'adressage : relatif (A1), absolu ($A$1), mixte (A$1, $A1).
  • Nommer des cellules, des plages de cellules.
  • Mettre en place des conditions simples, complexes, imbriquées : SI () , OU () , ET ().
  • Calculer des statistiques : MOYENNE (), NBVAL (), NB (), MEDIANE (),MAX (), RANG ()...
  • Utiliser les fonctions SOMME.SI (), NB.SI ().
  • Tester le contenu des cellules : ESTVIDE () ; ESTTEXTE () ; ESTNUM ()...
  • Automatiser la saisie par les fonctions de recherche : RECHERCHEV (), ...
  • Calculer sur des dates, des heures : DATE(), JOUR(), MOIS(), ANNEE()...
  • Manipuler du texte : GAUCHE () ; DROITE () ; STXT () ; CNUM () ; ...

c - Lier des feuilles de calcul pour rapatrier les données d'un tableau sur l'autre

• • Liaisons externes simples et complexes dynamiques : copier/coller avec liaison.
  • Consolider les tableaux d'un même classeur : les formules tridimensionnelles.
  • Consolider des tableaux par Donnée/Consolider.

d - Exploiter une base de données (ou liste)

• • Organiser ses données.
  • Tris multicritères et personnalisés.
  • Interroger une liste : filtres automatiques.
  • Extraire des enregistrements par les filtres élaborés.
  • Utiliser les fonctions statistiques de la base de données : BDSOMME (), BDMOYENNE (), etc.
  • Mettre en place des tableaux croisés dynamiques à une, deux ou trois dimensions.
  • Afficher les pages, regrouper les informations, ajouter des calculs dans les tableaux croisés dynamiques.

e - Gérer des grands tableaux

• • Créer et utiliser un plan.
  • Insérer des liens hypertexte.

f - Protéger

• • Les différentes protections.
  • Protéger une feuille, un classeur.

7 - Connaitre Access ou Base d'OpenOffice - 1 heure a - Concevoir et organiser sa base de données

• • Organiser et répartir ses données entre différentes tables.
  • Créer des tables, définir les champs.
  • Identifier la clé primaire d'index.
  • Définir les relations, assurer l'intégrité référentielle.
  • Importer, exporter et attacher des données.

b - Interroger sa base de données avec des requêtes

• • Requêtes sélection : choix des champs, ordre de tri, définition des critères de sélection, ajout d'un champ calculé.
  • Regroupement sur un champ, sur une expression.
  • Requêtes multitables et d'analyse croisée.
  • Requêtes action : mise à jour, ajout, suppression, création de table.

c - Saisir les données avec des formulaires

• • Créer des formulaires simples.
  • Formulaires fondés sur des requêtes.
  • Utiliser les expressions dans les formulaires.
  • Présentation et mise en forme.
  • Les sous-formulaires : création, intégration dans un formulaire.
  • Les listes déroulantes modifiables.

d - Éditer des résultats avec des états

• • Principes de base.
  • Création d'états colonne ou tabulaires.
  • Tri et regroupement.
  • État de publipostage.
  • Impression d'un état.

e - Créer des macros simples

• • Rechercher une fiche avec une liste déroulante.
  • Associer des macros à des boutons.

8 - Créer un site Web - 1 heurea - Créer le site Web de son auto-entreprise

• Déposer un nom de domaine.
• Paramétrer son hébergeur.
• Définir l'arborescence.
• Organiser les contenus.
• Structurer la navigation.

b - Concevoir les pages

• Acquérir les bases techniques du HTML.
• Utiliser un logiciel de mise en page Web.
• Créer les pages de son site.

c - Insérer des liens hypertextes

• Entre les pages de votre site.
• Vers d'autres sites.
• Vers une messagerie électronique.
• Vers des fichiers PDF, son ou vidéo.

d - Appliquer une méthode de mise en page

• Créer la maquette avec les tableaux, les cadres ou les calques.
• Connaître la typographie du Web.
• Bien utiliser les couleurs.

e - Préparer et intégrer les images

• Les formats image (GIF et JPEG).
• Récupérer et modifier des images.
• Les rapports taille/poids et vitesse de chargement.

f - Mettre le site en ligne

• Transférer son site via le FTP.
• Tester les pages.
• Mettre à jour le site

9 - Maîtriser Powerpoint ou Impress d'OpenOffice - 1 heure1 - Soigner et harmoniser l'apparence de votre présentation

• Distinguer modèle, arrière-plan, masques pour en optimiser l'utilisation.
• Modifier les masques, les jeux de couleurs.
• Créer ses propres modèles.
• Concevoir et appliquer une charte graphique.

2 - Illustrer les présentations : images et multimédia

• Enrichir sa bibliothèque d'images.
• Télécharger des images, des Gifs animés.
• Distinguer les images bitmap des images vectorielles.
• Personnaliser une image : rogner, travailler la luminosité, le contraste ou la transparence.
• Insérer des photos numériques, des clips vidéo, des animations Flash.
• Créer un album photos.

3 - Réaliser rapidement des schémas complexes

• Acquérir une méthode pour réaliser avec efficacité des schémas imbriqués.
• Construire des organigrammes élaborés avec les zones de texte et connecteurs.
• Insérer des diagrammes pour illustrer un processus, une organisation.
• Créer un objet graphique et l'enregistrer comme image pour s'en resservir.
• Trucs et astuces pour être plus efficace

4 - Concevoir une présentation interactive

• Mettre au point une navigation personnalisée.
• Créer des boutons d'action.
• Concevoir une borne interactive.
• Insérer des liens hypertextes.
• Lier plusieurs présentations.
• Créer un lien vers un site Web.

5 - Animer la présentation

• Optimiser transitions et animations.
• Définir des effets d'ouverture, de fermeture ou d'emphase.
• Déplacer un objet sur une trajectoire.
• Sonoriser une présentation.
• Créer plusieurs diaporamas pour une même présentation.
• Annoter une diapositive pendant l'animation.
• Créer un package pour CD-Rom.

6 - Communiquer avec d'autres logiciels

• Exporter le plan dans Word ou l'importer.
• Diffuser une présentation sur Intranet