Classement - Archivage

INTRODUCTION
Les besoins
. besoins personnels,
. besoins professionnels (administratifs, légaux, exigences qualité,...)
Les enjeux - les objectifs
Les limites

LA METHODE " 5S "
Présentation de la méthode
Les particularités pour un travail administratif
Les conditions de réussite
. implication personnelle
. implication collective
. implication du management
Repérer ses points forts et ses points faibles

RANGEMENT - CLASSEMENT - GESTION DU TEMPS
Les différentes étapes du rangement
. Définition des objectifs
. Présentation d'un projet
. Savoir négocier mes moyens et les délais

Savoir structurer un dossier
. connaître l'articulation d'une affaire
. différencier les différents dossiers d'une affaire
. définir les besoins de chaque dossier
. Titres des dossiers
. Utilisation de mots clés

Choisir sa méthode de classement
. les différentes méthodes possibles
. les différents critères de choix (impératifs externes, choix personnels, ...)

Mise en place d'un plan de classement
. les différents aspects (matériels, intellectuels, ...)
. tenir à jour son plan de classement

Gérer son temps pour tenir ses engagements

ARCHIVAGE
Définitions des règles et des acteurs
Différences entre classement et archivage
Préparation de l'archivage - le plan d'archivage

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE : LES CONTROLES
Définitions des règles de contrôle
. auto-contrôle
. les spécialistes
. rôle du management

L'APPORT DE L'INFORMATIQUE
Définir ses besoins
Définir les moyens adaptés
Gestion des mots clés
Sélections thématiques
Les contraintes apportées par l'informatique
. sauvegarde des données
. archivage des disquettes
. archivage des applications

CONCLUSION
Classement et Archivage : place dans une démarche
Qualité