BTS Assistant Manager

L’assistant de manager(s) exerce ses fonctions auprès d’un responsable, d’un cadre ou d’une équipe (service, groupe projet…). Son activité, essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative, peut être caractérisée par :

des activités de soutien qui contribuent à l’efficacité du responsable, du cadre ou de l’équipe.

L’assistant accompagne son ou ses supérieurs hiérarchiques : il prépare, facilite, suit son travail. Ces activités, qui constituent le cœur du métier de l’assistant, peuvent être regroupées selon leurs finalités :
– soutien à la communication et aux relations internes et externes
– soutien à l’information
– aide à la décision
– organisation de l’action

des activités déléguées, plus ou moins spécialisées selon le service dans lequel exerce l’assistant, qui participent à l’efficience de l’entité. L’assistant prend en charge les dossiers spécifiques confiés par son ou ses supérieurs hiérarchiques.

L’activité de l’assistant est fortement marquée par le contexte, souvent international, dans lequel il exerce ses fonctions : métier et culture de l’organisation, service, fonction du ou des supérieurs hiérarchiques, style de management, degré de délégation, caractéristiques des partenaires internes et externes.

En effet, ce contexte a un impact sur :
– l’importance des activités déléguées, même si la fonction d’assistant se caractérise par un poids prépondérant des activités de soutien
– la nature des dossiers à traiter
– l’usage d’une terminologie spécifique liée au service dans lequel il exerce
– la dimension multiculturelle des relations.

En qualité de représentant du manager ou de l’entité dans laquelle il travaille, l’assistant est au cœur de relations internes et externes, souvent complexes. L’exercice de sa fonction d’interface, notamment dans des contextes d’urgence, induit de fortes exigences comportementales.

Si l’étendue de l’exercice professionnel est en partie déterminée par le contexte du poste, elle résulte également de la capacité d’anticipation, de l’initiative, de la force de proposition de l’assistant.

Emplois concernés

Les emplois d’assistant de manager(s) intéressent tout type et toute taille d’organisation (entreprises, associations, administrations, autres organismes publics et privés, nationaux ou internationaux). Leurs intitulés sont extrêmement variables, en fonction des habitudes professionnelles, de l’entité dans laquelle le titulaire du diplôme exerce, et du poids relatif des activités déléguées ainsi que du degré de responsabilité.
Pour le diplôme concerné, les appellations les plus fréquentes pratiquées par les organisations sont les suivantes : assistant de direction, assistant d’équipe, assistant de groupe projet, assistant RH, assistant commercial, assistant en communication…
Les dimensions bilingue ou trilingue de l’emploi se banalisant, les appellations les explicitent de moins en moins.

Place dans l’organisation

Le titulaire du diplôme exerce son activité auprès d’un responsable ou d’un groupe de responsables, pour lesquels il assure un rôle d’interface, voire de médiation, dans les relations internes et externes, y compris dans un contexte international.
Il peut être conduit à encadrer une équipe de secrétaires ou à coordonner un groupe de projet. Compte tenu de son rôle spécifique de soutien auprès du responsable pour lequel il travaille, il intervient :
– seul ou dans le cadre d’une équipe,
– en autonomie totale ou partielle.

Environnement technologique de l’emploi

Il se caractérise par :
– une généralisation des technologies de l’information et de la communication (fonctionnement en réseau, travail coopératif recourant à des ressources partagées, entre des acteurs éloignés et avec des exigences croissantes de réactivité,
– une banalisation et un enrichissement de la bureautique,
– l’inscription dans le système d’information de l’organisation.

Évolution de l’emploi

Le parcours de l’assistant de manager(s) commence par des emplois de type « assistant junior » ou « assistant généraliste » puis se développe soit vers l’assistanat de cadres de haut niveau soit vers la spécialisation dans une fonction, qui exige une technicité croissante. Il peut conduire vers des emplois de cadre administratif.

Conditions générales d’exercice

L’étendue et le contenu des fonctions de l’assistant dépendent de son environnement managérial immédiat que l’on peut caractériser par le service, le nombre de responsables pour lesquels il travaille, leurs fonctions, les modes d’organisation du travail, la mobilité de l’encadrement et surtout les degrés de délégation du ou des supérieurs vers l’assistant.
Ils dépendent aussi de la possibilité offerte ou non à l’assistant de déléguer certaines de ses tâches ou attributions à du personnel qualifié : secrétaires ou employés.
Les relations de l’assistant de manager(s) avec son ou ses supérieurs hiérarchiques et avec les autres services, les communications nombreuses en provenance de l’extérieur, imposent des interruptions fréquentes de l’activité en cours et nécessitent une extrême adaptabilité de l’assistant qui est contraint d’ajuster son rythme de travail aux sollicitations des autres.

Quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, les organisations se trouvent en situation d’échange et donc de communication avec des pays partenaires, au moins dans des relations de type client-fournisseur. La fonction d’interface de l’assistant de manager(s) l’expose donc à des relations fréquentes avec des partenaires étrangers non francophones.

Placé en position de « veille professionnelle », l’assistant analyse en permanence l’impact des évolutions des contextes organisationnels, technologiques et managériaux sur les pratiques professionnelles et sur ses compétences. Il peut ainsi être conduit à formuler ses propres besoins de formation.

Autonomie et responsabilité

L’assistant de manager(s) agit en autonomie tout en devant rendre compte régulièrement. Sa responsabilité s’exerce de façon variable : l’assistant participe, par ses activités de soutien, à des actions et décisions d’ordre tactique et stratégique de l’encadrement ou mène, en pleine responsabilité, les activités de nature opérationnelle qui lui ont été déléguées.

L’assistant organise son travail et éventuellement celui d’une équipe de secrétaires. Par définition, il organise ou contribue à l’organisation du travail du ou des acteurs dont il soutient l’action. Il dispose d’une importante marge d’initiative, attendue par l’encadrement pour lequel il travaille, du fait même de la définition de la fonction d’assistant et de la capacité d’anticipation qu’elle comporte.

Les missions confiées à l’assistant supposent, par essence, une vision précise de l’activité du manager, de la dimension de sa responsabilité et de sa place dans l’organisation globale. L’assistant doit également, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l’organisation.

Maîtrise des technologies

L’assistant échange en permanence avec le supérieur hiérarchique et ses partenaires. Il mobilise donc couramment les outils les plus actuels de communication à distance : téléphone, télécopieur, ordinateur connecté à des réseaux internes et externes. Il maîtrise également les technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche d’information.

Il est aussi appelé à conseiller les membres du service sur l’usage de ces outils et à contribuer au diagnostic des problèmes qu’ils peuvent rencontrer, sur les aspects techniques de leur poste de travail.
Il s’empare des opportunités offertes par les évolutions majeures des outils bureautiques afin de les mettre en œuvre ou de les faire mettre en œuvre dès lors qu’elles apportent une réponse efficiente dans le service dans lequel il travaille.

Maîtrise de compétences langagières

Dans son rôle d’interface et de concepteur et rédacteur de documents et de supports de communication, le titulaire du diplôme doit maîtriser la qualité de son expression écrite et orale. L’ouverture internationale de la plupart des organisations exige des compétences linguistiques dans au moins deux langues étrangères, en expression et compréhension écrites et orales.

Maîtrise de compétences comportementales

Motivé, réactif, l’assistant de manager(s) fait preuve de capacités relationnelles qui lui permettent d’exercer avec loyauté et dans la plus stricte confidentialité, son rôle d’interface auprès d’un cadre supérieur ou pour une équipe. Il gère le stress inhérent à la pression exercée par la forte exigence d’un comportement professionnel attendu : rigueur, autonomie, anticipation, rapidité, disponibilité, discrétion, patience, dans des contextes de travail souvent interrompu, ce qui nécessite une grande réactivité.
Adaptable, doté d’une curiosité professionnelle et d’une bonne culture générale, notamment économique et juridique, il perçoit les enjeux de sa fonction ainsi que des activités qui lui sont confiées et les situe dans leur contexte général.

Finalités des activités professionnelles du BTS Assistant de Manager

Finalité 1 : Soutien à la communication et aux relations internes et externes
Collaborer avec le(s) manager(s)
Contribuer à la cohésion des groupes
Assurer l’interface entre le(s) manager(s) et l’environnement de travail (interne, externe, international)

Finalité 2 : Soutien à l’information
Rechercher l’information
Produire une information structurée
Gérer les documents de l’entité
Contribuer à la qualité du système d’information

Finalité 3 : Aide à la décision
Identifier un problème ou un besoin
Proposer des solutions
Assurer le suivi de la décision

Finalité 4 : Organisation de l’action
Seconder le(s) manager(s) dans ses (leurs) activités
Contribuer à l’amélioration de l’organisation de l’entité

Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées
Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service
Gérer les ressources matérielles d’un service administratif
Organiser un événement
Prendre en charge un dossier spécialisé

Programme de formation

Culture Générale et Expression

Economie et Droit

Management des Entreprises

- Communication en langue vivante étrangère

- Les Ateliers Métier

- Relations professionnelles internes et externes

- Information

- Aide à la décision

- Organisation de l’action

- Activités déléguées

- Activités professionnelles de synthèse