Achat de prestations de services et de frais généraux

Le rôle des services généraux

• La fonction Services Généraux et son positionnement concurrentiel dans votre entreprise
• Comment mesurer la contribution attendue des responsables Services généraux
• Les différentes formes d’organisation des Services Généraux aujourd’hui : rattachement à une direction financière, immobilière, sous-traitance, externalisation?

Identifier et mesurer vos coûts : courrier, accueil, nettoyage, restauration, ...

• Répertorier tous les coûts afférents aux Services Généraux :
• Reconstituer un coût à partir de plusieurs sources d’information pour plus de fiabilité :

• Créer des listes génériques d’activités et exploiter les diagnostics déjà réalisés dans votre entreprise
• Repérer les éléments des contrats de sous-traitance et des factures des prestataires dont vous pouvez vous servir

• Mieux justifier vos coûts par une présentation pertinente
• Exemples d’outils de suivi de l’activité :

• Quels outils de suivi exploiter selon la problématique ?
• Quelle présentation pour visualiser l’essentiel ?
• Analyser en groupe un outil de benchmark sur les coûts

• Comment prévoir l’évolution des coûts ?

• Les inducteurs internes : le personnel, les m2
• Les inducteurs externes : le coût de la main d’oeuvre, intégrer les évolutions technologiques
• Les dépenses non linéaires : les déménagements, les projets qui nécessitent des ressources externes, les travaux propriétaires et les travaux occupants, les impacts des réorganisations

• Etude de cas : identifier les coûts liés aux Services Généraux, et les expliquer
• Travail en sous-groupe pour :

• Présenter les effectifs et le budget
• Choisir une démarche de maîtrise des coûts
• Identifier les pistes de progrès : liste des contrats et leurs leviers
• Mettre en place une cotation dans l’outil
• Identifier, budgéter et réduire les coûtsMettre en oeuvre l'optimisation des coûts en 3 étapes

• 1ère étape : la réduction des coûts :

• Mesurer les effets des quicks win
• Réussir votre intégration dans un projet existant : avantages et inconvénients
• Identifier les moyens d’accroître la productivité
• Comparer vos résultats aux observatoires et à leurs indicateurs de performances (buzzy ratio de l’ARSEGG, IFMA)
• Intégrer les leviers achats : les techniques de négociations, les éléments clés à intégrer à vos contrats

• 2ème étape : la maîtrise des coûts :

• Mettre en place un dispositif de réduction des coûts : les étapes-clés
• Créer des instances garantes du respect de ce dispositif
• Initier et suivre le projet

• 3ème étape : choisir une méthode de régulation des coûts :

• Exemple d’une offre de services
• La facturation aux différentes directions de l’entrepriseCommuniquer sur vos actions

• Comment présenter l’évolution d’un budget et les gains réalisés :

• Comment justifier les dépenses et leur évolution : facture énergétique générale, tarification postale
• Quelle présentation choisir pour démontrer une réelle réduction des coûts et marquer les esprits

• Intégre les autres moyens de communication efficaces

• Les outils de communication pour la Direction : exemple du tableau de bord
• Un outil à destination des salariés : affichage, résultats d’enquêteDémarches et outils pratiques

• Cas pratique
• Expériences concrètes de réduction des coûts